Panduan Menjadi Moderator Seminar yang Efektif & Handal

Moderator acara memegang peranan yang amat penting pada hari-H. Sukses tidaknya, berkesan tidaknya acara bagi peserta, narasumber, pemasang iklan dan panitia akan amat terlihat pada bagaimana moderator menjalankan tugasnya.

Berdasarkan pengalaman pribadi saya, berikut adalah sedikit panduan tentang bagaimana menjadi moderator seminar yang baik. Anda barangkali punya pengalaman yang bisa memperkaya, silahkan dibagi di sini.

Persiapan sebelum hari-H

1. Pelajari material setiap sesi.

Mau cara yang gampang, minta panitia untuk kirimkan handout dari setiap pembicara. Tapi ada kalanya (sering bahkan) handout ini tidak bisa diterima hingga hari H. Maka tempuh alternatif lain: Anda bisa lakukan riset di internet. Dengan cara ke-2 ini, Anda tetap harus setidaknya membaca beberapa bagian dari handout/slide begitu Anda tiba di lokasi acara. Pengetahuan tentang materi yang akan disampaikan akan membantu Anda:

• Membuat preview dan kata-kata pembuka sesi yang berbobot dan tidak kacangan. Jika narasumber yang hadir adalah orang2 terpilih, tak ada salahnya Anda juga tampil smart dan well-informed.
• Ngobrol dengan narasumber ketika mereka hadir di lokasi sebelum acara berlangsung. Pengetahuan Anda tentang apa2 yang akan mereka bawakan tidak hanya akan membuat hubungan Anda jadi lebih cair, namun juga membuat sang narasumber berikan apresiasi kepada Anda atas pemahaman atau minimal ketertarikan yang Anda punya atas materi yang akan dia bawakan.

2. Pilih busana baik-baik

Jangan pakai baju warna kinclong atau apapun yang mencolok. Itu akan membuat Anda tampak lebih menonjol ketimbang sang pembicara. Dalam acara di mana Anda jadi moderator, ingat ingatlah untuk tidak tampak lebih keren secara menonjol ketimbang sang narasumber. Dengan baju yang mencolok apalagi dandan yang berlebihan, itu akan membuat perhatian audience dan pemirsa dokumentasi foto/film menjadi teralihkan secara serius pada Anda. “Yah, klo dasarnya emg keren gimana, dong?”. Iya, tahu. Tapi bagaimanapun, bintangnya adalah mereka para narasumber, sayangnya bukan Anda sang moderator.

3. Persiapkan amunisi dengan baik

Anda sebaiknya bersiap manakala panitia terlalu sibuknya hingga tak sempat siapkan hal-hal remeh untuk kepentingan narasumber. Berikut adalah yang biasa saya siapkan dan bawa pada saat acara:

• Form kurikulum vitae pembicara. Meskipun panitia biasanya punya, tapi saya lebih suka pake punya sendiri manakala desain & layoutnya lebih keren.
• Paparan perkenalan diri Anda sendiri, untuk dibacakan oleh MC. Saya lebih menyukai model perkenalan yang sifatnya pemaparan alih-alih berbentuk daftar yang membuat cara pembacaan menjadi kaku. Apapun, sebaiknya ini Anda siapkan sendiri. Normalnya, Anda tak perlu membuat perkenalan yang panjang apalagi sampai melebihi narasumber.
• Form pertanyaan peserta. Intinya adalah ada slot untuk mengisi nama, asal, dan pertanyaan. Tapi tentu pake kertas kosong pun tak masalah. Intinya Anda harus bawa, dan bukan hanya untuk Anda sendiri, tapi juga untuk narasumber yang bisa jadi tak membawa selembar kertas pun bersama mereka. Akan tampak profesional bila kertas2 yang Anda bawa memiliki kop nama kegiatan. Itu akan membuat Anda (dan panitia) terkesan well-prepared.
• Surat Cinta untuk memberitahukan batas waktu. Saya biasa menggunakan surat cinta untuk memberitahukan bahwa waktu kurang 15 menit, kurang 5 menit, dan waktu telah habis. Saya cetak di kertas ukuran A5 dg ukuran huruf super besar. Diupayakan pake kertas yang tebal, sedemikian rupa sehingga bila Anda menunjukkannya ke pembicara, kertas tersebut tidak trawang terlihat oleh hadirin. Dan satu lagi, bikin juga surat cinta untuk memberitahu agar narasumber mempersingkat jawabannya (untuk digunakan di sesi tanya jawab).
• Siapkan juga kertas kosong ukuran kecil (misal A5 bagi dua) untuk surat-suratan dengan panitia, yakni manakala Anda memanggil panitia ke meja Anda.
• Dan juga siapkan ballpoint, untuk Anda dan juga jaga-jaga buat narasumber (bisa minta ke panitia sebelum Anda maju ke depan)

Aktivitas Moderator pada Hari-H

Urutan aktivitas seorang moderator adalah sebagai berikut

1) Moderator harusnya hadir jauh sebelum acara dimulai. Bukan dadakan. Dengan demikian, moderator bisa turut menyiapkan perangkat atau memastikan ketersediaan alat dan bahwa itu semua berfungsi

• Meja dan kursi pembicara di depan
• Kursi pembicara yang tidak sedang berbicara
• Pengeras suara
• LCD proyektor

2) Moderator “membriefing” panitia, sebelum acara dimulai, untuk perihal-perihal sebagai berikut:

• Minta kurikulum vitae; siapkan/bikin sendiri juga, just in case
• Kalo air minum dari moderator atau narasumber habis, minta ke panitia agar langsung saja ganti dengan yang baru
• Ingatkan agar panitia memberikan minum/makanan dari sebelah kanan belakang
• Tunjuk/kenali panitia yang mengoperasikan perangkat elektronik misal sound system dan slide
• Buat kesepakatan komunikasi dengan panitia, terutama bila Anda butuh bantuan hingga membutuhkan panitia untuk maju ke depan menghampiri Anda

3) Saat Pembicara memasuki ruangan, siapkan tempat duduk sejak awal. Bilang ke panitia untuk mengkhususkan kursi tertentu, dijaga agar tidak diduduki oleh peserta yang datang terlebih dulu. Narasumber bisa diantar oleh panitia acara untuk kemudian diperkenalkan kepada moderator.

4) Moderator memperkenalkan diri kepada narasumber

5) Pembicara mengisi kurikulum vitae. Siapkan ballpoint, just in case. Namun sebelumnya, tanyakan apakah pembicara memiliki kurikulum vitae yang dibawa sendiri dari rumah. Tanyakan bagaimanakah dia sang pembicara ingin diperkenalkan. Bisa jadi dia punya pencapaian atau prestasi atau informasi apapun yang belum terdapat di form CV. Bisa jadi juga dia sudah menyiapkan CV yang amat panjang -misal 6 halaman- dan dia punya arahan terkait mana-mana saja yang perlu dibacakan. Intinya, buat sang pembicara senang atas bagaimana dia diperkenalkan.

6) Setelah pembicara rampung mengisi CV, moderator melakukan koordinasi dengan pembicara terkait:

• CV pembicara. Bacalah CV yang telah ditulis pembicara. Pastikan Anda bisa membaca semua tulisan yang ada. Jika ada yang tak jelas, langsung tanyakan, jangan sampai ada kejadian Anda terbata-bata atau kelihatan bingung ketika sedang membaca CV. Yang paling utama, jangan sampai Anda salah mengeja nama pembicara. Terutama untuk nama dengan ejaan lama dan yang memiliki huruf o atau e (untuk orang jawa).
• Kisi-kisi materi, dikonfirmasikan lagi tentang apa yang akan moderator sampaikan sebagai pengantar. Terkadang apa yang disampaikan narasumber berbeda dengan apa yang sudah jadi arahan panitia. Maka hal ini harus dikomunikasikan dengan baik.
• Kesepakatan masalah waktu. Informasikan berapa waktu total yang dimiliki pembicara atau bahkan setiap pembicara. Jika acara ternyata molor, maka sampaikan juga modifikasi jadwalnya.
• Pemberitahuan manakala waktu habis. Sampaikan bagaimana Anda akan mengkomunikasikan habisnya waktu kepada pembicara. Tunjukkan contoh “surat cinta” yang akan Anda sodorkan kepada mereka.
• Tanyakan tentang penyiapan laptop; mau minta dipasangkan atau lebih suka pasang sendiri? Termasuk juga sistem audio yang nyambung ke laptop. Lalu tanyakan, apakah butuh bantuan operator untuk slide?
• Jangan paksa narasumber untuk banyak berbicara. Pahami bahwa banyak pembicara/narasumber yang butuh membentuk konsentrasi dan mengondisikan diri sebelum mereka maju ke panggung. Jikapun mereka mengajak Anda ngobrol, jangan obrolkan hal-hal yang tidak relevan dengan apa yang akan dia sampaikan.

7) Masuk acara Pembukaan: pembacaan agenda acara oleh MC, sambutan-sambutan, dan apapun yang masuk pada prosesi pembukaan kegiatan. Sebagai moderator, Anda sebaiknya duduk manis memperhatikan. Siapapun yg memberi sambutan, pastinya adalah orang penting yg berharap Anda juga turut memperhatikan dia berbicara.

8 ) MC menyerahkan acara kepada Anda sebagai Moderator, setelah sebelumnya memperkenalkan. Gunakan dokumen perkenalan diri sesuai amunisi yang telah Anda siapkan.

9) Sesi Pertama

• Ucapkan salam setelah sebelumnya menebarkan senyum kepada hadirin. Dan ketika mengucapkan salam, pastikan Anda memandang hadirin, jangan menunduk melihat naskah/meja.
• Memberikan pengantar materi, misal mengapa kok materi yang akan disampaikan penting untuk dimunculkan di acara ybs.
• Apa yang diharapkan dari peserta
• Mengundang pembicara ke depan
• Memperkenalkan pembicara
• Mempersilahkan pembicara mulai berbicara
• Mengingatkan lagi masalah waktu tanpa perlu terdengar di mike
• Ketika sudah selesai, berikan komentar/review singkat tentang apa yang baru disampaikan

10) Sesi Kedua, ketiga, dan seterusnya. Apa yang dilakukan adalah memberi simpulan atau mencuplik sedikit bagian dari paparan yang baru saja disampaikan

“Menarik sekali apa yang disampaikan oleh Bapak/Ibu. Jadi ternyata … . Nah, baik. Sekarang, marilah kita beranjak pada pemaparan ke-2 yang akan disampaikan oleh yang terhormat Bapak/Ibu ….

11) Pada Sesi Diskusi

• Memberi kesempatan peserta bertanya setelah sebelumnya mensosialisasikan berapa banyak termin yang tersedia, dan berapa penanya di setiap terminnya. Sekalian juga Anda sampaikan aturan main semisal keharusan untuk mengacungkan tangan, lalu menyebutkan nama dan asal sebelum bertanya, serta batasan jumlah pertanyaan yang boleh diajukan setiap orang.
• Menegaskan; yang disampaikan peserta tu pertanyaan atau pernyataan
• Membantu peserta dalam merumuskan pertanyaan. Beneran, banyak sekali peserta yang bingung-bingung sendiri ketika bertanya.
• Memotong dan meringkas pertanyaan bila terlalu panjang
• Memancing pertanyaan dengan mengajukan frasa-frasa yang menggiring pada pertanyaan.
• Menegaskan dan mengulang pertanyaan, entah sekedar untuk memastikan seluruh peserta mendengar (manakala mike untuk peserta tidak tersedia) atau untuk mengingatkan lagi ketika narasumber hendak menanggapinya.

12) Kesimpulan dan Penutup. Ada kalanya kesimpulan tidak diperlukan jika memang forum/acaranya tidak dimaksudkan untuk membuat atau menuju ke arah simpulan tertentu. Yang wajib Anda sampaikan adalah poin-poin penting dari apa-apa yang telah disampaikan narasumber dan juga berdasarkan hasil sesi diskusi.

13) Pemberian kenang-kenangan. Untuk ini, Anda bisa bantu narasumber untuk memposisikan dirinya berdasarkan urutan tertentu di tempat pemberian kenang-kenangan. Bagaimana Anda tahu urutannya? Tentu saja karena Anda sebelumnya telah ngobrol dengan panitia tentang ini.

14) Foto bersama. Baik sekali bila Anda berada di tengah-tengah para narasumber. Dan sebaiknya simpan saja Peace Sign Anda